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バーチャルオフィスとは、言葉通り仮想的なオフィスのことです。物理的なオフィスがあるわけではなく、登記をすることを目的に使用されることが多いです。最近はインターネットの普及などで場所を選ばず仕事が行えるようになっています。オフィスを借りることが必須ではなくなっているのです。

バーチャルオフィスを借りると、一つの住所(実際に存在する)を複数の企業で共有する形になります。登記をしたり、郵便物を受け取ったりすることはできますが、オフィス自体を利用することはできません。これだけだとイマイチぴんとこないかもしれません。どのような方が利用しているのか、どのようなメリットがあるのかなどについてより詳しく見ていきましょう。

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バーチャルオフィスを利用するのはどのような人?

  • 法人設立にあたって初期費用を抑えたい方
  • バーチャルオフィスなら初期費用及び月額費用を抑えることができます。固定費をできるだけ低くしたいと考える経営者の方に魅力的なサービスだと言えます。

  • 自宅で登記ができないあるいはしたくない方
  • 自宅の住所で登記ができない経営者の方におすすめです。賃貸マンションの場合登記を拒否されることがあります。また、セキュリティ上の問題から自宅で登記をしたくないと考える方に魅力的でしょう。

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バーチャルオフィスの特徴

格安の費用で利用することができる

バーチャルオフィス最大のメリットはコストの低さでしょう。初期費用も月額料金程度で大きなお金が必要なわけではありません。月額3,000円~20,000円というのが相場です。オフィスを賃貸で借りるとなると安くても10万円以上は掛かるでしょう。

一等地なら50万円近く必要になることもあります。スタートアップ企業の経営者であまりまとまったお金を掛けられないという方におすすめです。まずはバーチャルオフィスで事業を初めてシェアオフィス→レンタルオフィスとステップアップしていくこともできますね。

一等地の住所を利用することができる

普通だとなかなか借りられない一等地の住所を使用することができます。例えば、六本木や青山などのような場所でオフィスを借りると数百万円単位の初期費用と高額な費用が必要です。

しかし、バーチャルオフィスを活用すればこういった場所の住所を気軽に利用できるというメリットがあります。ホームページに記載したり、名刺に記載したりすれば見栄えが良いですね。

郵便転送や電話転送サービスなどを受けられる

バーチャルオフィスの中には、郵便転送や電話転送など便利なサービスを提供しているところがあります。うまく活用すれば業務の効率化にも役立つと思います。

サービス例

  • 郵便転送
  • 郵便物を登記住所で受け取り指定の場所(自宅)などに転送してもらえるサービスです。定期的に無料で転送してくれるのが一般的です。緊急の場合は有料で速達を利用することも可能です。

  • 電話転送
  • 電話を指定の電話(携帯電話)などに転送するサービスです。会社用の電話番号を発行して受け取りは携帯電話や自宅の固定電話といった使い方ができます。

  • 電話代行
  • 電話代行サービスを提供していることもあります。運営会社の担当者が代理で応対してくれるため電話の度に作業を中断する必要がなくなります。

  • 会議室利用
  • 登記住所を会議室として提供していることがあります。取引先の方との打ち合わせなどに活用することができます。

個人情報の安全性を担保できる

バーチャルオフィスを利用することでセキュリティ面も安心です。例えば、自宅兼オフィスの場合調べれば簡単に自宅を知られてしまうことになります。登記情報は誰でも把握することが可能です。特に女性経営者の方だと不安になってしまうかもしれません。自宅住所を公開したくないという方に魅力的な選択肢を与えてくれます。

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バーチャルオフィスの注意点

バーチャルオフィスならではのデメリットも存在しています。これから利用を考えている方は注意点についても理解しておきましょう。

複数の企業と同じ住所になる

まずバーチャルオフィスは一つの場所を複数の企業で共有する形になります。登記上も同じ住所を持つ企業が複数存在するということになります。検索などで住所を検索すると同じ住所を持つ企業が複数出てきます。

もっとも賃貸オフィスでも同じ建物に複数の企業がいるため同じ住所でも問題はありません。ただし、賃貸オフィスと異なり部屋番号などまで他の企業と同じになってしまうということは理解する必要があります。

信頼性は低くなってしまう

賃貸オフィスに比べると信頼性は高くありません。銀行口座開設も設立直後では難しいことがあります。また、取引先企業や顧客に対しても信頼性が低くなってしまることが考えられます。長くビジネスを行うのであれば将来的にはレンタルオフィスや賃貸オフィスに移行していくことが大切だと思います。ネットビジネスがメインで取引先企業がない場合はその限りではありません。

業種によっては許認可が取得できない

業種や業態によってはバーチャルオフィスの選択が難しいことがあります。具体的には、士業の方、不動産業者、派遣業者の方などです。許認可が取れないと業務を行えませんので実質意味がありません。これらの業種で独立する際にはオフィスを構えることが必須だと考えておきましょう。

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